Digitala verktyg: Azure-labbmiljö

Azure-labbmiljö för kurser vid BTH

BTH kan tillhandahålla Azure-miljöer för undervisning och labbar inom kurser som har behov av molnbaserade resurser, till exempel virtuella maskiner, databaser eller andra Azure-tjänster.

Hur processen går till:

- Kontakt och behovsanalys
  Kursansvarig kontaktar IT Helpdesk och beskriver kursens behov av labbmiljö.
  Tillsammans sätter vi upp ett exempel i Azure för att konkretisera vilka resurser som behövs.
- Tillgång och tidsramar
  Vi kommer överens om hur länge miljön ska vara tillgänglig – vanligtvis under kursens gång samt en period efteråt (exempelvis två månader för kursen och två månader för avslut och efterarbete).
- Kostnadsberäkning
  När miljön är definierad beräknar IT den förväntade kostnaden.
  OBS! Fakturering sker utifrån den faktiska kostnaden, oavsett om den blir högre eller lägre än den uppskattade.
- Beställning
  Kursansvarig ber sin prefekt att lägga in en beställning via e-post till ithelpdesk@bth.se, med information om vilken kurs som labbmiljön avser och att kostnaden godkänns.
- Uppsättning
  IT skapar miljön och förbereder studentinbjudningar till kursstart.
- Studenters åtkomst
  Miljön är nu redo och studenterna når den via portal.azure.com.
- Fakturering
  Kostnaden faktureras löpande till respektive institution utifrån faktisk användning.

Om du vill hantera miljön själv

Om du vill hantera Azure-miljön själv utan inblandning av IT är det fullt möjligt. Lägg då en beställning via din prefekt till ithelpdesk@bth.se så ser vi till att du får nödvändiga förutsättningar och åtkomster.

Styrning och begränsningar

För att miljön ska vara säker och kostnadseffektiv kan vi sätta upp principer som styr vilka resurser studenter får skapa.
Exempel:

- Studenter kan tillåtas skapa endast virtuella maskiner av en viss storlek (t.ex. B1).
- Principer kan hindra dem från att skapa andra typer av resurser eller dyrare instanser.

Vi kan även konfigurera övervakning av kostnader med kursansvarig som mottagare. Budgeten sätts till ett angivet belopp och tidsperiod, och kursansvarig får automatiska e-postmeddelanden när kostnaden t.ex. når 50 %, 75 % och 100 % av budgeten. Observera att inga resurser stoppas eller tas bort automatiskt vid överskriden budget – kostnaden faktureras till institutionen. Syftet med notiserna är att ge möjlighet att agera i tid vid oväntade avvikelser.

Det finns ingen inbyggd begränsning på antal instanser en student kan skapa. Även om uppgiften bara kräver en VM kan studenten tekniskt sett skapa flera. Därför är det viktigt att kursansvarig/läraren övervakar miljön och instruerar studenter att ta bort resurser som inte längre används.

Kontakt: ithelpdesk@bth.se

Digital tools : Azure Lab environment

Azure lab environment for courses at BTH

BTH can provide Azure environments for teaching and labs within courses that need cloud-based resources, such as virtual machines, databases, or other Azure services.

How the process works

1. Contact and needs analysis
  The course coordinator contacts the IT Helpdesk and describes the course's need for a lab environment. Together, we set up an example in Azure to concretize the resources needed.
2. Access and timeframes
  We agree on how long the environment will be available – usually during the course and for a period afterwards (for example, two months for the course and two months for completion and post-work).
3. Cost calculation
  Once the environment is defined, IT calculates the expected cost. NB! Invoicing is based on the actual cost, regardless of whether it is higher or lower than the estimate.
4. Order
  The course coordinator asks the head of department to place an order by e-mail to ithelpdesk@bth.se, with information about which course the lab environment refers to and that the cost is approved.
5. Set
  IT creates the environment and prepares student invitations for the start of the course.
6. Student access
  The environment is now ready and students can access it via portal.azure.com.
7. Invoicing
  The cost is invoiced to each department on an ongoing basis based on actual usage.

If you want to manage the environment yourself

If you want to manage the Azure environment yourself without the involvement of IT, this is entirely possible. Then place an order via your head of department to ithelpdesk@bth.se and we will make sure that you get the necessary conditions and access.

Governance and limitations

In order for the environment to be safe and cost-effective, we can set up principles that govern what resources students are allowed to create. Example:

- Students may be allowed to create only virtual machines of a certain size (e.g., B1).
- Policies can prevent them from creating other types of resources or more expensive instances

We can also configure monitoring of costs with the course coordinator as the recipient. The budget is set to a specified amount and time period, and the course coordinator receives automatic emails when the cost reaches e.g. 50%, 75% and 100% of the budget. Please note that no resources are automatically stopped or removed if the budget is exceeded – the cost is invoiced to the institution. The purpose of the notifications is to provide the opportunity to act in time in the event of unexpected deviations.

There is no built-in limit on the number of instances a student can create. Even if the assignment only requires one VM, the student can technically create several. Therefore, it is important that the course coordinator/teacher monitors the environment and instructs students to remove resources that are no longer used.

Contact: ithelpdesk@bth.se